De exemplu, in cadrul proiectelor finantate prin POR, trebuie sa existe atat pe documentele originale, cat si pe facturile originale a sumelor decontate partial, mentiunea ”Proiect finantat din POR 2007 – 2013”.
Pentru a verifica eligibilitatea cheltuielilor, se solicita documente doar pentru cele eligibile, incluse pentru decontare in cererea de rambursare si pentru care au fost verificate documentele originale, cu ocazia vizitei. (Citeste aici mai multe despre cum esti monitorizat dupa ce iei bani europeni)
Reprezentantii Ministerului Dezvoltarii Regionale si Locuintei (MDRL), care administreaza Programul Operational Regional (POR), spun pentru startups.ro ca bunurile, serviciile si lucrarile achizitionate sunt inregistrate in contabilitatea beneficiarului in conturi analitice pentru proiect.
Alte documente verificate sunt cele pentru cheltuielile platite, cele in conformitate cu obiectivul proiectului si cu ultima varianta de buget aprobat.
Solicitantul are nevoie si de documente legate de sub-contractarea unor activitati din proiect si cele pentru publicitatea proiectului.
Beneficiarul este obligat sa mentioneze ca proiectul nu a mai primit finantare din alte fonduri nerambursabile si, daca este cazul, sa motiveze intarzierea in implementarea proiectului.
”Documentele necesare sunt cele aferente activitatilor realizate de la implementarea proiectului: documente contabile, legate de achizitii si executia de lucrari, rapoarte de progres deja depuse, precum si orice alte documente solicitate de autoritatea de management, necesare evaluarii implementarii proiectului”, precizeaza pentru startups.ro Cosmin Dragoi, Managing Partner la compania de consultanta M27 CED Invest, membra a grupului austriac de consultanta M27.
Reprezentantii MDLR spun ca se urmareste daca documentatia proiectului este disponibila si pastrata corespunzator si precizeaza ca in dosarul proiectului trebuie sa existe documentele originale, inclusiv documentele contabile, privind activitatile si cheltuielile eligibile.
De asemenea, este nevoie ca in documente sa se mentioneze perioada de timp in care au fost efectuate cheltuielile.
Rapoartele
Pe langa celelalte documente, pe parcursul monitorizarii, beneficiarii finantarii realizeaza cateva rapoarte. Numarul rapoartelor depinde de tipul proiectului si de numarul transelor de plata.
“Diferenta intre proiectele care solicita o singura transa de plata si cele care solicita mai multe transe este data si de numarul dosarelor de cerere de plata depuse”, mai spune Cosmin Dragoi.
Rapoartele sunt de doua tipuri: cele realizate pe parcursul finantarii, numite de progres, si cele finale.
“Rapoarte de progres sunt transmise trimestrial de beneficiari pe toata durata de implementare a proiectului. Raportul de progres final al proiectului, transmis dupa finalizarea activitatilor prevazute in contract, trebuie sa fie insotit obligatoriu de ultima cerere de rambursare”, explica pentru startups.ro Catalina Melita, Directorul General al Autoritatii de Management pentru Programul Operational Sectorial “Cresterea Competitivitatii Economice”.
Astfel, dupa finalizarea fiecarei etape din investitie, beneficiarul finantarii depune la autoritatile de monitorizare un dosar de rambursare tehnica si financiara. Acest dosar vizeaza procesul de implementare al activitatilor, conform calendarului initial asumat, cu eventuale intarzieri si propuneri de revizuiri.
Continutul rapoartelor de progres
Rapoartele de progres contin date de identificare ale beneficiarului, detalii despre proiect, stadiul de implementare de la momentul la care se face raportarea, rezultatele obtinute pana la momentul raportarii si rezultate asteptate pentru perioada urmatoare.
In aceste rapoarte mai sunt incluse aspecte legate de temele orizontale (egalitate de sanse, dezvoltare durabila etc), problemele identificate la nivel de implementare si solutiile propuse, precum si modificarile majore fata de contract, operate sau previzionate la nivelul proiectului.
Alte informatii mentionate in rapoartele de progres sunt cheltuielile realizate, stadiul achizitiilor publice, indicatori si masurile de informare si de publicitate.
Reprezentantii MDRL adauga faptul ca rapoartele de progres contin, in linii mari, date preluate cumulat de la inceputul proiectului, pana la momentul fiecarei raportari.
Catalina Melita precizeaza ca rapoartele de progres contin printre altele si urmarirea indeplinirii recomandarilor facute anterior de Autoritatea de Management si/sau echipele de control, ca urmare a vizitelor la fata locului, care vizeaza progresul fizic pe intreaga perioada de implementare a proiectului.
“Va exista cel putin un raport de progres (final), in cazul proiectelor simple, ce constau in achizitia de utilaje”, subliniaza Cosmin Dragoi.
Pe langa rapoartele trimestriale de pe parcursul implementarii proiectului si pe langa raportul final, mai exista rapoarte privind durabilitatea investitiei, care sunt transmise, anual, de beneficiari pe o perioada de trei sau cinci ani dupa finalizarea proiectului.
“Raportul privind durabilitatea investitiei sau sustenabilitatea proiectului atesta faptul ca investitia facuta prin proiect nu a suferit sau a suferit modificari substantiale pe o perioada de trei sau cinci ani de la finalizarea proiectului, in functie de tipul solicitantului, in conformitate cu art. 57 din Regulamentul General al CE 1083/2006”, mentioneaza Catalina Melita.
Abaterile
Organismele care monitorizeaza proiectele finantate din fonduri europene accepta unele mici abateri in proiect, in functie de evaluarile autoritatii de management si de contractul de finantare.
“Este bine ca modificarile sa fie notificate cu anticipatie si sa fie agreate de autoritatile relevante in forma unor notificari oficiale sau acte aditionale la contract“, precizeaza pentru startups.ro Valeriu Lingurar, consultant la compania de consultanta Bridge Europe Consulting.
Abaterile in realizarea indicatorilor pot duce la recalcularea asistentei nerambursabile acordate (micsorarea ei proportionala) sau incetarea contractului si recuperarea fondurilor acordate.
“In situatia in care beneficiarul nu realizeaza integral indicatorii de realizare asumati prin contract, dar obiectivul proiectului este atins, finantarea nerambursabila acordata va fi redusa proportional, cu exceptia cazurilor temeinic justificate. In cazul in care beneficiarul nu realizeaza integral indicatorii de realizare asumati prin contract si obiectivul proiectului nu este atins, finantarea nerambursabila va fi retrasa integral”, detaliaza Catalina Melita.
Reprezentantii MDRL adauga faptul ca in cazul POR nu sunt acceptate abateri, ci eventuale intarzieri de la calendarul de desfasurare a activitatilor sau graficul achizitiilor publice. Acestia mai spun ca in functie de situatiile care pot aparea pe parcursul desfasurarii contractului, beneficiarul poate solicitata modificari temeinic justificate referitoare la modificarea bugetului proiectului in limitele prevazute de contractul de finantare (act aditional), inlocuirea membrilor echipei de proiect (notificare), decalarea unor activitati, prelungirea perioadei de implementare a proiectului (act aditional) etc.
Sursa: startups.ro
Loading ...
