Codul CAEN (Clasificarea Activitatilor Economice Nationale) este un indice numeric utilizat pentru definirea anumitor activitati economice. Daca acesta nu este actualizat conform modificarilor din 2007 (intrate in vigoare la 1 ianuarie 2008), companiile pot ajunge chiar sa piarda accesul la anumite programe de finantare nerambursabila.
“Revizuirile sunt, in principiu, necesare deoarece schimbarea structurilor economice si tehnologiile noi genereaza activitati si produse ce depasesc ca importanta pe cele existente. De aceea, din punct de vedere strict administrativ-organizatoric, intervalele dintre revizuiri nu ar trebui sa fie prea lungi, deoarece relevanta clasificarii se diminueaza in timp, dar nu trebuie sa fie nici prea scurte, intrucat afecteaza negativ comparabilitatea datelor in timp”, spune pentru startups.ro Elena Crintea, avocat colaborator la casa de avocatura Popovici Nitu & Asociatii.
Modificarea codului CAEN din Romania se face si pentru ca acesta sa fie armonizat cu cele internationale, care, la randul lor, sunt actualizate in urma schimbarilor din activitatile industriale si comerciale din economia mondiala.
“Modificarea Codului CAEN are drept consecinta obligativitatea de a recodifica lista obiectelor de activitate pentru toti comerciantii in functiune”, spune pentru startups.ro Anamaria Corbescu, Associate la biroul de avocatura Salans.
In prezent, codul CAEN din Romania este armonizat cu clasificarea de la nivel mondial (ISIC) si cea de la nivelul Uniunii Europene (Nomenclatorul Activitatilor din Comunitatea Europeana = NACE).
Cum alegi codul potrivit
Clasificarea statistica nationala a activitatilor economice din Romania este structurata pe sectiuni (acesta este primul nivel si cuprinde titluri identificate printr-un cod alfabetic), diviziuni (al doilea nivel – contine titluri identificate printr-un cod numeric de doua cifre), grupe (al treilea nivel – titluri identificate printr-un cod numeric de trei cifre) si clase (al patrulea nivel – titluri identificate printr-un cod numeric de patru cifre).
“Acolo unde o societate desfasoara mai mult de o activitate, dar toate acestea apartin aceleiasi pozitii din CAEN la nivel de clasa, atunci clasificarea activitatii acelei unitati este determinata de clasa CAEN in care sunt cuprinse aceste activitati”, spune Elena Crintea.
Fiecare firma, persoana fizica autorizata, intreprindere familila sau intreprindere individuala are un singur obiect principal de activitate caruia ii corespunde un singur cod CAEN, care este declarat, obligatoriu, la constituire, este prevazut in actul constitutiv sau statut si apare in certificatul de inregistrare.
Aceste entitati pot efectua numai actele de comert recunoscute in actul de autorizare si trebuie sa treaca in Actul Constitutiv si activitatile secundare. Anamaria Corbescu subliniaza ca pentru a stabili care cod CAEN va fi adoptat, comerciantii trebuie sa cunoasca sau sa anticipeze, cat mai devreme ce activitati vor desfasura.
In alegerea codurilor CAEN folosite se va tine cont de faptul ca unele activitati (de exemplu, cele de aparare nationala, prelucrarea combustibililor nucleari, cele specifice Bancii Nationale a Romaniei etc) sunt interzise unor categorii de agenti economici.
Sunt si organizatii economice carora legea le impune conditia de a avea un obiect unic de activitate (de exemplu: leasing financiar, creditare, investigatii etc).
Unele activitati se pot desfasura numai sub conditia ca acestea sa reprezinte obiectul principal de activitate (de exemplu, activitati de intermediere a tranzactiilor financiare, activitati veterinare, activitati de protectie si garda etc.).
Din punct de vedere juridic, nu exista un numar maxim de coduri care poate fi adoptat de o organizatie economica si nici nu este nevoie de cod pentru activitatile care nu aduc profit si nu sunt realizate in folosul tertilor.
“Pot aparea totusi limitari in functie de activitatea sectoriala sau restrictii provenind in cerinte practice. In opinia noastra, este bine sa se autorizeze toate codurile care au legatura cu obiectul principal de activitate si cu activitatile pe care comerciantul crede ca le va realiza in viitor”, spune Elena Crintea.
Anamaria Corbescu adauga faptul ca fiecare activitate reprezentata de un cod CAEN distinct, ar putea fi ulterior, in functie de natura ei, supusa unui regim de autorizare distinct, atat la sediul principal, cat si pentru fiecare punct de lucru unde se doreste ca aceasta sa se desfasoare.
Desfasurarea unei anumite activitati ce implica utilizarea unui produs nu garanteaza dreptul de a desfasura orice activitate cu produsul respectiv, ci doar dreptul de a desfasura exclusiv acea activitate.
“De exemplu, autorizarea activitatii avand codul CAEN 1083 – Prelucrarea ceaiului si cafelei nu implica si autorizarea activitatii avand codul CAEN 4637 – Comert cu ridicata cu cafea, ceai, cacao si condimente, desi este vorba despre aceleasi produse”, explica Elena Crintea.
Cum se inregistreaza schimbarile de cod
Pentru modificarea obiectului de activitate (completare, extindere, reformulare, precizare domeniu si activitate principala, schimbarea domeniului si activitatii principale), prima etapa este depunerea dosarului care contine documentele necesare la Oficiul Registrului Comertului aferent.
A doua etapa este participarea la termenul de judecata pentru solutionarea dosarului. Elena Crintea mentioneaza ca aceasta etapa apare la doua zile de la depunerea dosarului.
La doua zile de la solutionarea dosarului, se elibereaza certificatul si mentiunea de inregistrare aferente si dupa realizarea modificarilor, noul cod CAEN este inserat in certificatul de inregistrare.
“Se va putea solicita si un certificat constatator dupa operarea modificarilor, care va evidentia modificarile efectuate, in care se vor regasi noile coduri corespunzatoare CAEN”, spune Elena Crintea.
Daca documentatia este completa si corect intocmita si nu exista alti factori de influenta (greve etc), modificarile de cod CAEN se fac in trei – cinci zile lucratoare.
Documentele necesare pentru orice modificare a obiectului de activitate, depuse in original, sunt: cererea de inregistrare si actul modificator al actului constitutiv (hotararea Adunarii Generale a Asociatilor, decizia Asociatului Unic sau Consiliului de Administratie, Directoratului sau actul aditional la Actul Constitutiv, respectiv hotararea membrilor grupurilor de interes economic, grupurilor europene de interes economic, cu sediul in Romania); Actul Constitutiv actualizat; declaratia tip pe propria raspundere; dovezile privind plata taxelor si tarifelor legale.
Daca este necesar, se vor depune, in original, certificatul de inregistrare si anexele, precum si avizele prevazute de legile speciale si imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale.
Actualizarea obiectului de activitate potrivit noului cod CAEN
“Actualizarea codului CAEN este o conditie necesara pentru accesarea surselor de finantare nerambursabila. In unele ghiduri de aplicare se mentioneaza ca firma solicitanta trebuie sa functioneze de cel putin 6 luni pe cod CAEN reactualizat”, detaliaza Anda Racsa, Manager General la firma de consultanta ABC Training Consulting.
Pentru actualizarea obiectului de activitate potrivit noului cod CAEN (recodificare) este nevoie de cerere de actualizare a obiectului de activitate conform CAEN, de certificatul de inregistrare in original si, daca este cazul, de imputernicire speciala (in forma autentica), avocatiala sau delegatie pentru persoanele desemnate sa indeplineasca formalitatile legale in acest sens. Aceste documente sunt depuse la Oficiul Registrului Comertului de la sediul organizatiei comerciale.
“La Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti noul certificat de inregistrare se elibereaza intr-un termen de cinci zile. In cazul altor Oficii ale Registrului Comertului din tara, termenul de eliberare a noului certificat de inregistrare variaza de la caz la caz. Solicitantul poate opta si pentru eliberarea prin posta a certificatului”, spune Elena Crintea.
Daca se desfasoara noi activitati, se vor adauga noile coduri CAEN aferente. In acest sens, se va depune la Oficiul Registrului Comertului competent hotararea de modificare a obiectului de activitate al firmei, impreuna cu declaratia de autorizare a desfasurarii acestor activitati la sediile dorite (sediu social, sediu secundar, in afara sediului social sau profesional si a sediilor secundare).
“Pentru activitatile a caror desfasurare nu se mai doreste, nu este obligatorie eliminarea lor din obiectul de activitate, ele putand ramane, in eventualitatea in care se preconizeaza reluarea lor. Nu exista nicio sanctiune, daca in obiectul de activitate se regaseste o activitate care nu este efectiv desfasurata”, explica Elena Crintea.
Costurile
Anda Racsa, spune ca procedura de inscriere a codului CAEN este relativ simpla si costurile sunt relativ mici atat pentru reactualizarea automata a codurilor CAEN mentionate in statutul societatii, cat si pentru introducerea unor noi coduri CAEN, care sa permita extinderea activitatilor firmei.
Elena Crintea mentioneaza ca pentru inregistrarea unei singure activitati (un singur cod CAEN), costurile se situeaza in jurul sumei de 300 de lei. Suma cuprinde, intre altele, taxa pentru publicarea hotararii firmei, taxa per operatiune de modificare a obiectului de activitate perceputa de Registrul Comertului si taxa judiciara de timbru.
Anamaria Corbescu mentioneaza faptul ca pe masura ce numarul de coduri este mai mare, creste costul generat de publicarea in Monitorul Oficial.
Recodificarea obiectului de activitate nu este supusa nici unui cost la Oficiul Registrului Comertului, pana la data de 1 martie 2010. Costurile suplimentare intervin doar daca solicitantul apeleaza la servicii specializate pentru redactarea actelor de modificare si completare a obiectului de activitate.
Anamaria Corbescu mai spune ca, in general, in cazul modificarii codului CAEN, taxele adminstrative nu depasesc cateva sute de euro, la care se pot adauga onorariile diversilor consultanti, care sunt negociabile.
DE RETINUT:
Codul CAEN este un indice numeric, utilizat pentru definirea anumitor activitati economice si arata clasificarea statistica nationala a activitatilor economice din Romania.
Cea mai recenta modificare a codului CAEN a fost facuta in 2007, aceasta intrand in vigoare de la 1 ianuarie 2008.
Daca nu este actualizat conform modificarilor din 2007, companiile pot ajunge chiar sa piarda accesul la anumite programe de finantare nerambursabila.
Fiecare tip de organizare comerciala are un singur obiect principal de activitate caruia ii corespunde un singur cod CAEN, care este declarat, obligatoriu, la constituire, este prevazut in actul constitutiv sau statut si apare in certificatul de inregistrare.
Pentru modificarea obiectului de activitate, dosarul se depune la Oficiul Registrului Comertului aferent.
Costurile minime de inregistrare a unei singure activitati (un singur cod CAEN) se situeaza in jurul a 300 de lei.
Sursa: startups.ro
